Die zum 01.08.2022 in Kraft getretene Novellierung des Nachweisgesetzes (NachwG) basiert auf der EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union („Arbeitsbedingungsrichtlinie“), aufgrund der das bereits seit 25 Jahren bestehende NachwG an einigen Stellen „nachzujustieren“ und zu präzisieren war. Dieses NachwG regelt unter Normierung entsprechender Fristen bestimmte Informationspflichten der Arbeitgeber im Zusammenhang mit dem Abschluss eines Arbeitsverhältnisses („wesentliche Arbeits- bzw. Vertragsbedingungen“) und bei wesentlichen Vertragsänderungen.

Neu ist insoweit u.a. die Verpflichtung, dem Mitarbeiter Name und Anschrift des Versorgungsträgers der betrieblichen Altersversorgung mitzuteilen (§ 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 13 NachwG-2022), ist neu, wobei diese Verpflichtung dann entfällt, wenn der externe Versorgungsträger selbst aufgrund gesetzlicher Regelung zu dieser Information verpflichtet ist, was für die versicherungsförmigen Durchführungswege Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds kraft entsprechender Regelungen in den §§ 234 k ff VAG der Fall ist. Mithin wirkt sich diese Änderung des NachwG nur auf den Durchführungsweg der Unterstützungskasse aus.

Für die Praxis viel relevanter ist, was sich nicht geändert hat, nämlich die Verpflichtung die dem Arbeitgeber obliegenden Informationen in Schriftform zu erteilen und die elektronische Form nach wie vor ausdrücklich ausgeschlossen wird.

Hinzu kommt, dass der Gesetzgeber erstmals Verstöße gegen bestimmte Vorschriften des NachwG als Ordnungswidrigkeit behandelt, die mit einer Geldbuße von jeweils bis zu 2.000 Euro geahndet werden können. Wenn also ein Unternehmen die wesentlichen Arbeitsbedingungen von Mitarbeitenden nicht in Schriftform mitteilt, sondern nur digital zur Verfügung stellt, kann dies zu einer Geldbuße führen, selbst wenn die Information mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Zusätzlich hat der Gesetzgeber die Fristen für die Informations-erteilung deutlich verkürzt: so sind die u.a. die vergütungsrelevanten Informationen und damit auch die Informationen über die betriebliche Altersversorgung ab August 2022 spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung auszuhändigen.

Auswirkungen für die betriebliche Altersversorgung

Soweit die betriebliche Altersversorgung durch eine Versorgungsordnung geregelt ist, war diese bereits in der Vergangenheit dem Mitarbeiter als wesentliche Vertragsbedingung zur Kenntnis zu bringen und zwar immer schon in der im Gesetz vorgesehenen Schriftform.

Eine hohe Relevanz im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung haben Vereinbarungen zur Entgeltumwandlung, mit denen ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitsvertrages geändert wird, nämlich die vertraglich vom Arbeitgeber geschuldete Vergütung. § 3 NachwG sieht für die Änderung wesentlicher Vertragsbedingungen nicht nur eine verkürzte Mitteilungsfrist vor, sondern hält auch hier an dem strengen Schriftformerfordernis fest. Wenn der Arbeitgeber daher auf Nummer sicher gehen will, wird er auch insoweit an der strengen Schriftform festhalten müssen.

Zukünftig umfasst die Nachweispflicht wie bisher andere Bestandteile des Arbeitsentgelts (z. B. die Betriebsrente), die nun jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung (§ 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 7 NachwG-2022). Dies könnte dazu führen, dass künftig bei Betriebsrenten zwischen arbeitgeber- und durch Entgeltumwandlung finanzierter Versorgung im Rahmen der schriftlichen Dokumentation zu differenzieren ist die jeweiligen Versorgungsleistungen, deren Fälligkeiten und Auszahlungsoptionen umfassend schriftlich darzulegen sind. Der Gesetzgeber hat zwar hier ausweislich der Gesetzesbegründung eher nicht an die betriebliche Altersversorgung gedacht, sondern an Vergütungen, bei denen beispiels-weise angegeben werden soll, ob eine Barauszahlung oder eine Überweisung geplant ist. Die Formulierung im Gesetz lässt allerdings durchaus einen Interpretationsspielraum zu und eröffnet damit den Gerichten die Möglichkeit zur Auslegung, wenn die Versorgung z.B. nicht nur Rentenzahlungen, sondern auch Kapitalwahlrechte oder Ratenzahlungen vorsieht. Von daher sollten folgende Informationen, nämlich

• Höhe und Fälligkeit der Versorgungsbeiträge,
• Höhe oder Berechnung der Versorgungsleistungen,
• Angabe der abgesicherten Risiken (Tod, Invalidität, Alter),
• Voraussetzungen für den Eintritt des Versorgungsfalles und
• den gewählten Durchführungsweg

spätestens am ersten Tag des Arbeitsverhältnisses als Niederschrift ausgehändigt werden (§ 2 Abs. 1 Satz 4 NachwG-2022).

Eine Erleichterung gibt es nur für Unternehmen, in denen die Arbeitsbedingungen durch Be-triebs-, Dienstvereinbarung oder Tarifvertrag geregelt sind, dann können die erweiterten Informationspflichten auch durch einen Hinweis auf diese Regelungen ersetzt werden (§ 2 Abs. 4 NachwG-2022).
 

Die gesetzlichen Neuregelungen wirken sich im Übrigen auch auf bestehende Arbeitsverhält-nisse aus. Ab dem 1.8.2022 können Beschäftigte, deren Arbeitsverhältnis zu diesem Zeitpunkt bereits besteht, verlangen, dass die neuen Angaben nachgeliefert werden (§ 5 NachwG-2022), und zwar je nach Information innerhalb einer Frist von 7 Tagen bis spätestens einen Monat nach Zugang der Anfrage des Beschäftigten.